VeriFactu es uno de los cambios fiscales que más dudas está generando entre autónomos, pymes y empresas. Y es normal: afecta directamente a la forma en la que se emiten, registran y conservan las facturas cuando se utiliza un programa o sistema informático de facturación.
Conviene empezar por una aclaración importante: VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria. Aunque ambos conceptos forman parte del proceso de digitalización fiscal, responden a obligaciones diferentes. La factura electrónica se centra en el formato y circulación digital de la factura; VeriFactu se centra en los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación.
A junio de 2026, la Agencia Tributaria mantiene publicada la información oficial sobre los Sistemas Informáticos de Facturación —SIF— y VERI*FACTU, con plazos de adaptación ampliados: las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027.
En este artículo explicamos qué es VeriFactu, a quién afecta, qué debe cumplir un sistema de facturación, qué plazos hay que tener en cuenta y qué errores deben evitar autónomos y empresas antes de adaptar su facturación.
Qué es VeriFactu y por qué afecta a la facturación de tu negocio
VeriFactu es una modalidad de cumplimiento vinculada al Reglamento que establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Este reglamento fue aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Dicho de forma sencilla, la normativa no se limita a decir cómo debe ser una factura. Lo que regula es cómo debe funcionar el programa o sistema informático que se utiliza para emitirla.
El objetivo es que los registros de facturación sean fiables y no puedan alterarse sin dejar rastro. La Agencia Tributaria resume estos principios en varias ideas clave: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En la práctica, esto significa que el sistema de facturación debe permitir conocer qué factura se ha emitido, cuándo, con qué datos, si ha sido anulada o rectificada y qué relación tiene con los registros anteriores y posteriores.
Por tanto, VeriFactu no debe entenderse como un simple cambio de programa. Afecta a la forma en la que una empresa controla su facturación, conserva sus registros y evita modificaciones poco trazables.
VeriFactu no es lo mismo que factura electrónica
Esta es una de las confusiones más habituales.
La factura electrónica se refiere al formato digital de la factura y a su emisión, envío y recepción por medios electrónicos. En cambio, VeriFactu está relacionado con los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos que emiten facturas.
Un negocio puede estar preparando la factura electrónica y, al mismo tiempo, tener que revisar si su programa de facturación cumple con los requisitos del sistema VeriFactu.
Por ejemplo, una empresa puede emitir facturas en PDF y enviarlas por correo electrónico, pero eso no significa necesariamente que su sistema de facturación cumpla los requisitos exigidos por VeriFactu. Lo relevante aquí es si el programa genera registros de facturación seguros, trazables e inalterables conforme a la normativa.
Si quieres ampliar esta parte, puedes revisar nuestro artículo sobre factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas, donde explicamos ese cambio desde otra perspectiva.
A quién afecta VeriFactu
VeriFactu afecta a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación para emitir sus facturas, siempre que estén dentro del ámbito de aplicación del Reglamento. La Agencia Tributaria indica que el ámbito es amplio y se refiere a empresarios individuales o societarios y a entidades sujetas, entre otros, al IRPF por actividades económicas, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente en España.
En términos prácticos, conviene revisar VeriFactu si eres:
- Autónomo que emite facturas mediante un programa informático.
- Sociedad limitada o empresa que utiliza software de facturación.
- Pyme que emite facturas completas o simplificadas.
- Comercio, profesional o negocio de servicios que gestiona la facturación con una aplicación o programa.
- Empresa que trabaja con varios usuarios emitiendo facturas, abonos o rectificativas.
La obligación no se analiza solo por el tamaño del negocio. Lo importante es si se utiliza un sistema informático para soportar el proceso de facturación y si el contribuyente está dentro del ámbito subjetivo, territorial y objetivo de la normativa.
Quiénes pueden quedar fuera o tener particularidades
No todos los negocios están en la misma situación.
La Agencia Tributaria aclara que quienes están acogidos al Suministro Inmediato de Información —SII— no deben cumplir el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación en relación con sus propias facturas, ya que el ámbito subjetivo de ambos sistemas es excluyente.
También hay particularidades en territorios forales. Con carácter general, el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 no resulta aplicable en la Comunidad Foral de Navarra cuando los empresarios y profesionales estén sujetos a normativa foral conforme a las reglas indicadas por la Agencia Tributaria. La propia AEAT recoge igualmente referencias al tratamiento de País Vasco y Navarra en sus preguntas frecuentes.
Además, si todas las facturas se expiden de forma completamente manual, por ejemplo mediante talonarios escritos a mano o a máquina, la AEAT indica que no afecta el RRSIF porque no se utiliza ningún sistema informático de facturación. Ahora bien, este punto debe revisarse con cuidado: utilizar herramientas digitales para generar facturas puede cambiar el análisis.
Por eso, antes de dar por hecho que tu negocio queda fuera, conviene revisar el caso concreto: régimen fiscal, forma de emisión de facturas, software utilizado, operaciones realizadas y obligaciones de facturación aplicables.
Plazos de VeriFactu: cuándo deben adaptarse autónomos y empresas
Inicialmente, la adaptación a los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación estaba prevista para 2026. Sin embargo, la Agencia Tributaria publicó una nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación de los SIF, de acuerdo con la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre.
Los plazos actuales son los siguientes:
| Tipo de obligado | Plazo de adaptación |
|---|---|
| Entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados tributarios | Antes del 1 de julio de 2027 |
| Periodo previo | Periodo de pruebas y adaptación |
Aunque el título del artículo hable de VeriFactu 2026, es importante entender bien el contexto: 2026 es el año clave para revisar el sistema de facturación, hablar con el proveedor del software, probar procesos y adaptar la gestión interna, pero las fechas de obligación efectiva se han desplazado a 2027 según la información oficial publicada por la Agencia Tributaria.
Esperar al último momento puede generar problemas: cambios de software con prisas, errores en la migración de datos, falta de formación del personal administrativo o dudas sobre facturas rectificativas, abonos y numeración.
Qué debe cumplir un sistema informático de facturación
Un Sistema Informático de Facturación adaptado debe cumplir requisitos técnicos y funcionales dirigidos a garantizar que los registros de facturación sean seguros y trazables.
La Agencia Tributaria recoge que estos sistemas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Además, deben generar un registro de facturación de alta por cada factura expedida, incorporar determinados elementos como el código QR cuando corresponda y permitir la comunicación con la AEAT en los términos establecidos.
Explicado de forma práctica, un software adaptado debe evitar situaciones como estas:
- Borrar una factura emitida sin dejar rastro.
- Modificar datos relevantes de una factura sin trazabilidad.
- Alterar la numeración sin control.
- Reconstruir registros de facturación a posteriori.
- No conservar adecuadamente los registros generados.
- No poder justificar la secuencia de facturas, rectificaciones o anulaciones.
La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, desarrolla aspectos técnicos, funcionales y de contenido de estos sistemas. Entre otras cuestiones, regula principios como la integridad e inalterabilidad de los registros, la trazabilidad, la conservación, la accesibilidad y la legibilidad.
Aquí es importante diferenciar entre emitir una factura correcta y tener un sistema de facturación correcto. Una factura puede contener datos aparentemente válidos, pero si el programa permite manipular registros sin control, puede no cumplir con los requisitos exigidos.
Para revisar los elementos básicos que debe contener una factura, puedes consultar también nuestro post sobre cómo hacer una factura siendo autónomo.
Modalidad VeriFactu y modalidad NO VeriFactu: diferencias clave
La Agencia Tributaria explica que existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa: la modalidad VERI*FACTU y la modalidad de conservación de los registros de facturación en el sistema emisor, conocida como modalidad NO VERI*FACTU.
Modalidad VeriFactu
En la modalidad VeriFactu, los registros de facturación se remiten electrónicamente a la Agencia Tributaria. Esta remisión permite que las facturas sean verificables y facilita que los registros queden comunicados de forma inmediata o prácticamente inmediata según el funcionamiento técnico del sistema.
En este caso, las facturas incorporan elementos que permiten su verificación, como el código QR correspondiente. La AEAT dispone también de información específica sobre verificación de facturas emitidas y herramientas vinculadas a VERI*FACTU.
Modalidad NO VeriFactu
En la modalidad NO VeriFactu, los registros no se remiten de forma inmediata a la Agencia Tributaria. En su lugar, el sistema debe conservar los registros de facturación en el propio sistema emisor, cumpliendo mayores exigencias de seguridad, conservación y trazabilidad.
Esto no significa que sea una opción “sin control”. Al contrario: si no se remiten los registros automáticamente, el sistema debe garantizar que los registros se conservan correctamente y pueden ponerse a disposición de la Administración cuando corresponda.
Por tanto, no debe asumirse que “VeriFactu” significa siempre envío automático obligatorio de todas las facturas en todos los casos. Lo correcto es revisar qué modalidad utilizará el software y si cumple los requisitos aplicables.
¿Puede una empresa seguir facturando con Excel, Word o plantillas?
Esta pregunta es importante porque muchos autónomos y pequeños negocios todavía generan facturas con plantillas.
La Agencia Tributaria diferencia la facturación completamente manual de la facturación mediante sistemas informáticos. Si una persona expide todas sus facturas de forma manual, por talonarios o escribiéndolas a mano o a máquina, la AEAT indica que no le afectaría el RRSIF porque no utiliza ningún sistema informático de facturación.
Ahora bien, cuando se utilizan herramientas digitales para crear, almacenar, modificar o gestionar facturas, conviene analizar si se está usando un sistema informático de facturación a efectos del Reglamento. No es recomendable dar por hecho que una plantilla de ordenador queda fuera solo porque parezca sencilla.
En la práctica, para autónomos y empresas que emiten facturas con frecuencia, lo más prudente es revisar el método actual y valorar una solución que permita cumplir de forma clara, trazable y ordenada.
Además, la AEAT indica que pondrá a disposición de pequeños operadores que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación un formulario en su Sede Electrónica para elaborar facturas generando registros adaptados a la normativa.
Errores que deben evitar autónomos y empresas al adaptarse a VeriFactu
La adaptación a VeriFactu no debería limitarse a contratar un programa en el último momento. Estos son los errores más frecuentes que conviene evitar.
1. Pensar que VeriFactu y factura electrónica son lo mismo
Ambas obligaciones forman parte de la digitalización empresarial, pero no regulan exactamente lo mismo.
La factura electrónica se refiere al documento y su circulación digital. VeriFactu se refiere al sistema que registra y soporta el proceso de facturación.
Confundir ambas cosas puede llevar a una empresa a preparar una parte del cambio y dejar sin revisar otra igual de importante.
2. Esperar a 2027 para revisar el software
Los plazos obligatorios se han ampliado, pero eso no significa que convenga esperar.
2026 debería utilizarse para hablar con el proveedor del software, verificar la adaptación, revisar procesos internos, comprobar cómo se emitirán facturas rectificativas y formar a las personas que gestionan la facturación.
3. No comprobar la modalidad del sistema
Un software puede operar en modalidad VeriFactu o en modalidad NO VeriFactu. La diferencia es relevante porque afecta a la remisión o conservación de los registros y a las obligaciones técnicas asociadas.
Antes de elegir un programa o renovar el actual, conviene preguntar al proveedor qué modalidad ofrece, cómo funcionará, qué documentación aportará y cómo se conservarán los registros.
4. Utilizar programas que permitan borrar o modificar facturas sin control
Uno de los objetivos centrales de la normativa es evitar la manipulación de registros de facturación. Por eso, la AEAT insiste en los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Un sistema que permita borrar facturas, alterar importes o reconstruir registros sin dejar rastro puede generar riesgos importantes.
5. No pedir información al proveedor del software
La adaptación técnica no depende solo del autónomo o la empresa. El proveedor del programa debe ofrecer una solución conforme a la normativa.
La Orden HAC/1177/2024 desarrolla la declaración responsable de los sistemas informáticos y otros aspectos técnicos. Por eso conviene solicitar al proveedor información clara sobre la adaptación, la modalidad del sistema, la documentación disponible y las fechas de implementación.
6. No revisar la numeración de facturas
La numeración es uno de los puntos que más problemas puede generar si no está ordenada.
Saltos injustificados, duplicidades, facturas anuladas incorrectamente o rectificativas mal emitidas pueden complicar la trazabilidad. Con VeriFactu, el control de los registros será más exigente, por lo que conviene revisar la numeración antes de la entrada obligatoria.
7. No formar al equipo administrativo
Si varias personas emiten facturas, tickets, abonos o rectificativas, todas deben conocer el nuevo proceso.
No basta con que el software esté adaptado. También hay que saber utilizarlo correctamente.
8. No coordinar facturación, contabilidad e impuestos
La facturación no es un proceso aislado. Afecta al IVA, al IRPF, al Impuesto sobre Sociedades, a la contabilidad y a la documentación que después se utilizará en declaraciones periódicas.
Por eso, la adaptación a VeriFactu debe coordinarse con tu asesoría fiscal o asesoría contable, especialmente en empresas con volumen de facturación, varios usuarios o procesos administrativos más complejos.
Sanciones y riesgos si se utiliza un software no adaptado
La Ley General Tributaria incluye un régimen sancionador específico vinculado a los sistemas y programas informáticos que soportan procesos contables, de facturación o de gestión.
El artículo 201 bis de la Ley 58/2003, General Tributaria, contempla sanciones por fabricación, producción, comercialización o tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas. La Agencia Tributaria recoge en sus preguntas frecuentes que la tenencia de sistemas que no se ajusten a lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando no estén debidamente certificados o hayan sido alterados, puede sancionarse con 50.000 euros por cada ejercicio.
El objetivo no debe ser generar alarma, sino evitar que una empresa llegue tarde a la adaptación o mantenga herramientas de facturación que no ofrezcan garantías suficientes.
El riesgo no está solo en emitir una factura con errores. También puede estar en utilizar un sistema que no garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros cuando la normativa exige esos requisitos.
Cómo preparar tu negocio para VeriFactu en 2026
Para preparar bien la transición, autónomos y empresas deberían revisar estos puntos:
1. Identificar cómo se emiten actualmente las facturas
No es lo mismo utilizar un ERP, un programa de facturación en la nube, una aplicación sencilla, plantillas de documentos o facturación completamente manual.
El primer paso es saber qué sistema se usa realmente y quién lo utiliza.
2. Consultar al proveedor del software
Es recomendable preguntar si el programa estará adaptado al Reglamento, en qué fecha, bajo qué modalidad, qué documentación facilitará y cómo se gestionarán los registros de facturación.
3. Revisar facturas completas, simplificadas y rectificativas
La adaptación no afecta solo a la factura ordinaria. También hay que revisar cómo se gestionan facturas simplificadas, abonos, rectificaciones y anulaciones.
4. Ordenar la numeración
Antes de la entrada obligatoria, conviene corregir hábitos que puedan generar problemas: numeraciones paralelas mal justificadas, saltos sin explicación, facturas duplicadas o anulaciones sin criterio.
5. Revisar la conservación de registros
El sistema debe conservar registros de forma accesible, legible y trazable. Esto exige revisar copias, permisos, usuarios y acceso a la documentación.
6. Formar a quienes facturan
Si hay varias personas emitiendo facturas, todas deben conocer el procedimiento. Una mala práctica repetida puede generar incidencias aunque el programa esté adaptado.
7. Coordinar la adaptación con la asesoría
VeriFactu afecta a facturación, contabilidad e impuestos. Por eso conviene revisar el cambio junto con la asesoría antes de que empiece la obligación efectiva.
En AFC Asesoría trabajamos con autónomos, pymes y empresas que necesitan ordenar su gestión fiscal, contable y administrativa.